Digitalizzazione Archivi

Nell’era digitale i dati sono sempre più protagonisti nelle attività di impresa. I dati infatti contengono spesso importanti informazioni, solitamente poco sfruttate, o utilizzate esclusivamente per la finalità per le quali sono stati raccolte, ma che rivestono per una qualsiasi azienda un’importanza spesso vitale nonchè potrebbero essere fonte di nuove opportunità di mercato. 

Data l’importanza che rivestono oggi i flussi di dati personali in mano all’Azienda, il rischio di perdere o vedere danneggiati i sistemi fisici preposti alla memorizzazione è sempre concreto. E’ sufficiente un virus o un semplice attacco informatico perché milioni di dati possono essere per sempre resi inaccessibili. Sono sempre più noti infatti gli effetti devastanti dei malware come i cryptolocker, il cui scopo è quello di criptare i dati della vittima, chiedendo un pagamento per la decriptazione.

Lo scenario che allora si prospetterebbe potrebbe essere più o meno drammatico a seconda del danno. Provate a pensare alla vostra Azienda che ha appena perso dati essenziali relativi a un progetto, a dei clienti o addirittura all’amministrazione. Per evitare queste spiacevoli quanto probabili circostanze è bene effettuare sempre un back-up dei dati con una certa periodicità e in maniera sicura, in corrispondenza delle necessità  aziendali.

Questa attività si pone in stretta correlazione con la normativa in tema di protezione dei dati personali che impone l’adozione di misure di sicurezza adeguate al rischio, tenuto conto dello stato dell’arte e dei costi di attuazione, nonché della natura, dell’oggetto, del contesto e delle finalità del trattamento, come anche del rischio di varia probabilità e gravità per i diritti e le libertà delle persone fisiche.  Attività come l’adozione di procedure per la custodia di copie di sicurezza, il ripristino di disponibilità  dei dati e dei sistemi sono preordinate principalmente a evitare i danni da data breach così da ridurre al minimo i costi di perdita e a quelli di memorizzazione sia in termini economici che tempistici.

Dette attività però possono essere utili anche per dematerializzare gli archivi nell’ambito dell’attività di impresa, in modo da riorganizzare i dati per una più facile e sicura consultazione, riducendo allo stesso tempo il consumo massivo di carta stampata, con ovvi benefici anche per l’ambiente.

Con il termine “dematerializzazione” si intende quella particolare procedura in grado di sostituire documenti cartacei con documenti digitali, e che nella maggior parte dei casi si conclude con la conservazione digitale utile a produrre un documento digitale in grado di sostituire, come anticipato, a tutti gli effetti di legge l’originale documento cartaceo.
Qualora invece i documenti siano prodotti sin dall’origine già in formato digitale, non si parlerà di “dematerializzazione”, ma di “digitalizzazione” (dato appunto che il documento è nativo digitale), e, in questo caso, il processo inizierà e terminerà con la conservazione digitale, necessaria a preservare i file per gli anni richiesti dalla normativa di riferimento.
Le principali fonti normative in tema sono il decreto legislativo 7 marzo 2005 n.82 (Codice dell’Amministrazione Digitale-CAD) detta le regole di come eseguire la conservazione digitale dei documenti informatici, e l’art.43 primo comma riporta testualmente che “Gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti si intendono soddisfatti a tutti gli effetti di legge a mezzo di documenti informatici, se le relative 1, e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005 e il Regolamento Europeo Eidas n. 2014/910.
Il CAD – che si occupa degli aspetti giuridici dell’attività di conservazione – viene integrato anche con normative tecniche in continua evoluzione, vista la natura altamente tecnologica del compito da svolgere. Il regolamento tecnico ultimo in materia di conservazione dei documenti è del 2014 e individua tutti i requisiti tecnologici e le procedure necessarie per far sì che la conservazione dei documenti digitali sia conforme alla legge, mantenendo la loro validità per qualsiasi possibile impiego. Inoltre, ai fini fiscali, la conservazione è regolata dal Dm 17 giugno 2014 mentre ai fini civilistici è l’art 2215 bis del Codice Civile a regolamentarla.